GUIDE / SMALL LOT APPAREL MANUFACTURING TOKYO.アパレルOEMの発注書を作る前に確認したい項目

発注書は、相談の内容をそのまま並べる資料ではなく、発注する条件と未確認の条件を分けるための資料です。

アイテム、仕様、色・サイズ、数量、デザイン、加工、タグ、納品先を別の欄にし、承認済みか確認中かを記録します。

変更があり得る項目は、確定した条件へ混ぜず、何を確認して決めるかを残します。

アパレルOEMの発注書を作る段階では、すでに相談した情報が複数の資料や会話に散らばっていることがあります。アイテム名、ボディ、デザイン、数量だけを一つの文章にまとめると、どの条件が確定し、どこがまだ確認中なのかが分かりにくくなります。発注書は、これまでの検討を発注できる条件へまとめ直すための資料です。

このページでは、発注に入る前の情報整理を扱います。製作の流れ全体を説明するのではなく、承認した条件をどのように書き分け、変更が起きたときにどこへ戻るかを確認します。発注書へ記載する情報と、見積・サンプル・納品時に確認する情報を混ぜないことが基本です。

CHECKアイテムと発注単位を明確にする

最初に、発注するアイテムを一つずつ書きます。Tシャツ、パーカー、タグ、付属品など、複数の対象がある場合は、同じ発注単位として扱うのか、別に確認するのかを分けます。アイテムごとに、用途、ボディや仕様、デザイン、加工、数量を対応させます。

販売用、イベント用、スタッフ用、試作、追加予定がある場合は、用途ごとに数量の意味が違うことを記録します。試作で確認する条件と、本番としてそろえる条件を同じ行へ入れません。発注する対象が何かを先に固定すると、後から追加する条件が見えます。

CHECK仕様は承認済みと確認中に分ける

形、素材、色、サイズ、デザイン、加工、タグ、梱包などの条件は、承認済みか、候補があるか、未確認かを分けます。未確認の項目を空欄にしたまま発注済みの条件へ混ぜません。候補がある場合は、何を見て決めるのか、誰が確認するのかも添えます。

仕様の変更が出たときは、変更後だけを記録せず、何を残して何を変えたかを書きます。データだけの変更なのか、ボディ、加工、タグ、数量にも影響するのかを分けると、再確認の範囲を決められます。

CHECKデザインは状態と位置を併記する

デザインについては、使用する案が完成データ、修正後の案、確認中の案のどれかを記録します。ロゴ、文字、写真、イラストの状態、前面・背面・胸元・袖などの位置、大きさ、色を分けます。画像だけを添付して、位置や見え方の希望を省略しません。

細い線、小さな文字、広い面、色の組み合わせなど、実物で確認した特徴がある場合は、承認した状態と結び付けます。加工の可否を文面だけで断定せず、ボディ、素材、位置と合わせて確認します。

CHECK加工と付属品を本体から独立させる

加工は、方式、位置、大きさ、色、素材との組み合わせを分けて記録します。DTFプリントとプリントタグ製作は内製と案内できる工程です。刺繍、ラインストーン、縫製は協力工場と連携して進める工程です。いずれも、アイテムの状態と確認した内容を対応させます。

タグ、付属品、個別梱包、仕分けは、本体の発注条件とは別に置きます。本体のサンプルが承認済みでも、タグを付けた状態や梱包後の状態まで確認したことにはなりません。どの状態までを今回の発注に含めるかを明記します。

CHECK変更は元の条件との比較で残す

発注内容を変更するときは、変更後の条件だけを送らず、元の条件と並べます。色・サイズの内訳を変えるのか、デザインの位置を変えるのか、加工やタグまで確認し直すのかを分けます。変更の対象が一つでも、関係する項目がある場合は再確認の欄へ戻します。

変更の理由も、サンプルを見て分かったこと、用途が変わったこと、受け取り方を見直したこと、確認者が追加で見たいことのように短く残します。理由があれば、同じ条件を次の発注で使うのか、今回だけの判断なのかを区別できます。前の条件を消すと、いつ何を確認したかが分からなくなります。

CHECK発注対象と相談対象を分ける

発注書へ記載するのは、今回発注する条件です。まだ比較中のボディ、実物で確認していないデザイン、数量の候補、納品先の候補は、発注対象ではなく相談・確認対象として別に置きます。候補を発注済みの行へ混ぜると、受け取る側がどこまで進めてよいかを判断できません。

不確定な項目がある場合は、止める理由だけで終えず、何を確認すれば発注条件にできるかを書きます。サンプルを見る、色・サイズ内訳を決める、デザインの最新版を確定する、納品先を確認するなど、戻る先を一つ選びます。発注書は、未定を隠すためではなく、未定の確認順を共有するためにも使えます。

CHECK引き継ぐための最終版を決める

同じアイテムで複数の資料がある場合は、発注に使う最終版を明記します。仕様書、デザイン、色・サイズ内訳、タグや付属品の指示を別に置くなら、それぞれの最新版と相互の関係を確認します。資料名だけでなく、どの変更を反映した版かを示すと、古い条件と取り違えにくくなります。

最終版を決めた後でも、保留項目を削除しません。納品後に確認すること、追加予定で見直すこと、次のアイテムへ引き継ぐことを分けます。今回の発注で承認した範囲と、今後の判断材料を同じ記録で残すことで、次の相談を一からやり直さずに済みます。

CHECK発注前に資料間の一致を確認する

発注書、仕様書、デザイン資料、色・サイズ内訳、タグや付属品の指示がある場合は、同じアイテム名と同じ条件を指しているかを確認します。一方だけを更新していると、承認済みの条件と異なる資料が残ります。更新した資料、更新していない資料、確認中の資料を分け、発注に使う版を一つ選びます。

一致していない項目を見つけたら、推測でどちらかを採用しません。どの資料が最新か、誰が何を確認するか、変更が数量・加工・納品へ影響するかを書きます。発注書は情報の集約先であると同時に、条件の食い違いを見つけて確認へ戻すための資料です。

同じ内容を口頭や会話で確認した場合も、発注条件へ反映したかを一つの資料で確認します。確認した事実、承認した条件、まだ回答が必要な項目を分けることで、会話だけに残った条件が発注書から落ちることを防げます。最終版へ戻れる状態を保ちます。

本番の条件を固定する前に、数量の目的はオリジナルTシャツ 小ロットの数量条件、希望時期の逆算は製作の納期を逆算する方法も参照できます。発注書では、参照した情報をそのまま条件にせず、今回承認したアイテム・仕様・内訳へ戻して確認します。

発注条件を確認する人が複数いる場合は、修正の担当、仕様を承認する担当、納品条件を確認する担当を分けます。誰か一人の確認だけで全項目が決まったと扱わず、各欄で必要な確認者と未回答の項目を残すことで、最終版に含める条件を明確にできます。

記録を残すことで、発注条件の確認先を明確にできます。